Comment rédiger un plan d’affaires pour un cabinet médical ambulatoire

Vous envisagez donc de créer votre propre cabinet médical ambulatoire.

Vous avez probablement de nombreuses bonnes raisons d’ouvrir un cabinet privé. Les cabinets privés peuvent être lucratifs, bien que cela vous oblige à passer du temps à établir des relations avec les patients tout en vous occupant de tous les processus commerciaux qui font partie de la gestion de votre cabinet.

Peut-être voulez-vous plus d’autonomie sur votre cabinet et votre flux de travail. Ou peut-être espérez-vous étendre vos services à des zones mal desservies ou à des populations spécifiques en fonction de votre expertise.

Si vous envisagez de créer un cabinet médical ambulatoire, l’une des premières choses à faire est de rédiger un business plan. Même si vous êtes en mesure d’autofinancer votre cabinet et que vous n’avez pas besoin d’investissements extérieurs, votre plan d’affaires est un excellent outil pour réfléchir à tous les différents aspects de la création d’un cabinet rentable et durable.

Il existe quelques différents types de plans d’affaires, selon l’usage que vous comptez en faire. Si vous recherchez des investissements ou des prêts commerciaux, vous aurez besoin d’un plan d’affaires traditionnel. Ils ont tendance à être plus longs et plus détaillés. Un Plan d’affaires allégé peut être plus adapté si vous avez simplement besoin de réfléchir à tous les différents aspects de votre entreprise. Un plan allégé sera plus court, et il se prête à des révisions rapides, mais les deux types suivent le même schéma général.

Dans le domaine médical, cette idée de plan Lean est aussi parfois appelée proforma, bien qu’un proforma fasse parfois spécifiquement référence à la partie financière du plan.

En définitive, quel que soit le type de plan d’affaires qui correspond le mieux aux besoins de votre cabinet, n’oubliez pas : soyez bref, connaissez votre public et ne vous laissez pas intimider.

Une fois que vous avez pris en compte ces facteurs, il est alors temps de vous asseoir et de rédiger votre plan d’affaires. Vous devez y aller en pensant à votre plan d’affaires comme un document vivant, pas quelque chose que vous faites une fois et que vous classez pour toujours. Utilisez-le comme un outil, notamment en ce qui concerne vos finances. Revisitez-le et mettez-le à jour régulièrement en comparant vos prévisions à vos réalisations et en l’ajustant si nécessaire.

Pour vous aider à démarrer, vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de plan d’affaires traditionnel ou notre modèle de plan minceur. Si vous n’avez jamais rédigé de plan d’affaires, on propose également une bibliothèque de modèles de plans d’affaires médicaux que vous pouvez examiner ou même télécharger pour vous en servir comme modèle.

Résumé exécutif

La première section qui apparaîtra dans votre business plan est le résumé exécutif. Mais avant de vous y plonger, c’est la section de votre plan que vous devriez en fait rédiger en dernier. C’est un résumé et une vue d’ensemble de votre cabinet médical ambulatoire et de vos projets, il sera donc facile à mettre en place après avoir rédigé le reste de votre plan.

Les résumés exécutifs sont courts – gardez-les à une ou deux pages. Gardez à l’esprit que si vous utilisez votre plan pour obtenir un financement, les investisseurs et les banques ont tendance à lire votre résumé exécutif pour se faire une idée de l’opportunité de poursuivre la lecture et de prendre en compte votre demande. Ne le négligez pas ; rédigez-le simplement en dernier.

Votre résumé exécutif comprendra les sections suivantes

• Qui êtes-vous : Le nom de votre entreprise, son emplacement et ses coordonnées.
• Ce que vous offrez et le problème que votre entreprise résout : Que propose votre cabinet et pourquoi est-il nécessaire ? C’est votre proposition de valeur.
• Marché cible : Qui est votre patient idéal ? Payent-ils eux-mêmes ou utilisent-ils une assurance ? Soyez précis.
• Concurrence : Qui d’autre offre des services similaires ?
• Équipe : Qui fait partie de votre équipe de direction ?
• Résumé financier: Expliquez votre modèle économique, vos coûts de démarrage, vos revenus et vos responsabilités envers l’entreprise. Mentionnez vos besoins de financement.
• Milestones et traction: Comment avez-vous validé qu’il y a un besoin pour votre pratique dans votre emplacement ?

Positionner l’opportunité commerciale de votre cabinet

Maintenant que vous êtes familier avec ce qui est inclus dans votre résumé exécutif, rangez ces informations et mettez-vous au travail sur le reste de votre plan.

Pensez aux prochaines sections de votre plan comme la description globale de l’opportunité commerciale de votre cabinet. Vous couvrirez le problème que vous avez identifié et la solution que votre cabinet offre. Ensuite, vous réfléchirez à votre client idéal, à votre concurrence et à vos opportunités de croissance. Cette zone de section doit décrire les services que vous fournissez et comment ils bénéficient à vos patients.

Problème et solution

D’abord, décrivez le problème que vous avez identifié et la façon dont votre cabinet résout ce problème. Voici un bref exemple :.

Le problème : Il y a un manque de soins pédiatriques et gynécologiques abordables disponibles dans les zones côtières du comté de Lane, en Oregon. De nombreux patients doivent parcourir des kilomètres pour se rendre au cabinet le plus proche.

La solution : Le Dr Gardner prévoit d’ouvrir Ocean Lane Outpatient Care pour desservir les petites communautés côtières de l’Oregon dispersées en dehors des grandes villes dotées de grands hôpitaux. En raison de son orientation vers les soins pédiatriques et gynécologiques, les services particuliers du Dr Gardner sont particulièrement précieux dans cet endroit en raison du manque de prestataires de services disponibles dans la région. Le cabinet du Dr Gardner accepte les assurances privées et Medicaid, ainsi qu’une échelle mobile pour les patients dans une certaine tranche de revenus.

Services

La section sur les services identifie le type de cabinet médical que vous ouvrez. Réaffirmez à qui s’adresse votre cabinet et dans quel type de services vous vous spécialisez. Parlez de la façon dont votre cabinet aborde les traitements et des objectifs que vous avez en plus de fournir des soins de qualité. Voici un exemple d’un modèle de plan d’affaires pour un cabinet médical.

Incluez une ventilation de tous les services fournis par la clinique, en étant aussi granulaire que possible. Par exemple :

Gynécologie

• Tests PAP
• Examen annuel du bien-être des femmes

Pédiatrie

• Immunisations
• Traitement des troubles alimentaires chez les jeunes

Marché cible

Puis, parlez de vos patients idéaux. Si vous en êtes aux premiers stades, vous voudrez faire des recherches qui vérifient vos hypothèses.

Par exemple, le Dr Gardner aurait eu besoin de vérifier son hypothèse selon laquelle les habitants des villes côtières de l’Oregon ont besoin de services pédiatriques et gynécologiques – un besoin qui n’est pas actuellement satisfait par les ressources disponibles.

Une analyse de marché formelle peut aider à vérifier qu’il existe un besoin pour votre pratique particulière dans l’emplacement prévu.

Votre section sur le marché cible devrait inclure

• TAM, SAM, et SOM : Marché total disponible (TAM), segment du marché disponible (SAM), part du marché (SOM). Ici, vous examinez la différence entre cibler tout le monde : TAM (toutes les personnes qui ont besoin de soins médicaux, donc tous les humains de votre région), et vos clients idéaux : SAM (il peut s’agir de ceux qui ont une certaine assurance ou qui peuvent payer eux-mêmes), et le nombre de nouveaux patients que vous pensez pouvoir atteindre de manière réaliste : SOM, surtout au cours de vos premières années. L’idée est que tout le monde ne sera pas un patient idéal. Cela a de l’importance car vous pouvez gaspiller beaucoup d’argent avec des actions de marketing s’adressant à tout le monde, au lieu de cibler une population spécifique qui est plus susceptible de rechercher vos services.
• Personnalité de l’acheteur : Imaginez qu’il y a un patient spécifique qui représente votre patient idéal. Soyez précis. Peut-être qu’elle a 34 ans, qu’elle a une assurance privée, qu’elle est relativement en bonne santé, mais qu’elle a besoin de soins et de conseils médicaux plus réguliers.
• Concurrence et matrice de concurrence : Dressez la liste des concurrents et analysez ce qui les rend compétitifs. Par exemple, vos concurrents peuvent être de grands hôpitaux en raison de la large gamme de services qu’ils proposent. Vous pourriez également être en concurrence avec des chiropraticiens locaux ou d’autres pratiques de médecine alternative qui ont déjà un pied dans les communautés locales.
• Produits et services futurs : Nommez les produits/services que vous proposerez à mesure que votre cabinet se développera et gagnera plus d’argent et que vos patients développeront de nouveaux besoins. Vous voudrez peut-être ouvrir un deuxième cabinet lorsque vous aurez suffisamment de patients. Ou peut-être voudrez-vous étendre les heures d’ouverture de votre cabinet.

Profil du patient idéal

Votre profil du patient idéal identifie le type de patient que vous espérez attirer et retenir. Pour clarifier, cela ne signifie pas que vous ne servez que votre type de patient idéal. Au contraire, concentrer vos efforts de sensibilisation pour attirer votre patient idéal vous permettra de développer votre cabinet de manière plus efficace que de cibler un grand nombre de patients qui peuvent ou non être sur le marché pour la spécialité de votre cabinet.

Lors de l’élaboration du profil de votre patient idéal, prenez en compte

• Qui vous aimez travailler avec
• Qui a besoin des services que vous fournissez
• Qui peut et veut payer votre tarification (ou avoir un régime d’assurance que vous voulez accepter)

Par exemple, parce que le Dr Gardner se spécialise dans les soins préventifs et curatifs, un patient qui cherche un traitement palliatif pour un cancer en phase terminale n’est pas le patient idéal. Ce patient ne recevrait pas les meilleurs soins pour ses besoins grâce aux services du Dr Gardner.

L’acquisition d’un nouveau patient est six à sept fois plus coûteuse que la fidélisation d’un patient actuel. Afin de soutenir et de fidéliser les patients actuels, développez une stratégie pour répondre de manière proactive à leurs besoins et fixez des repères pour mesurer le succès de votre stratégie.

Exécution : comment votre cabinet va réagir à l’opportunité

D’abord, votre plan d’affaires a exposé l’opportunité à saisir. Maintenant, le reste de votre plan se concentrera sur la façon de tirer parti de cette opportunité. C’est le moment d’exposer ce que vous allez faire pour attirer des patients et mettre en place un modèle économique viable avec des finances saines.

Les composantes de cette section comprennent

• Votre plan de marketing et de vente
• Partenariats ou alliances stratégiques
• Votre plan d’opérations
• Votre équipe et les informations sur l’entreprise
• Plan financier
• Les jalons et les mesures que vous devrez atteindre pour être viable
• Vos principales hypothèses et risques
• Votre demande de financement et votre stratégie de sortie, le cas échéant

Marketing et plan de vente

La composante marketing et ventes de votre plan doit inclure la façon dont vous prévoyez d’atteindre les patients de votre marché cible, comment vous facturerez vos services et ce que vous devez faire pour amener le bon nombre et le bon type de patients.

• Positionnement : Décrivez comment vous allez présenter votre entreprise à vos clients avec votre déclaration de positionnement. Pensez à répondre à ces questions : Qu’offrez-vous à vos patients qu’ils ne peuvent pas obtenir ailleurs ? Pourquoi devraient-ils vous choisir plutôt qu’un autre cabinet ? Où vous voyez-vous dans le paysage concurrentiel ? Utilisez ce modèle pour vous aider :

« Pour description du marché cible qui besoin du marché cible, comment notre offre commerciale répond au besoin. À la différence de concurrence clé, il caractéristique la plus distinctive. »

Pour description du marché cible, comment notre offre commerciale répond au besoin.

Pour les membres de la communauté côtière qui ont besoin de soins gynécologiques, Ocean Lane Outpatient Care fournit des services de santé pédiatrique et féminine. Contrairement à d’autres cabinets médicaux de la région, Ocean Lane Outpatient Care est commodément situé près des communautés qu’il dessert et peut combler le vide entre les soins pédiatriques purs et les soins adultes complets pour les jeunes femmes.

• Tarification et facturation : La tarification médicale est complexe, surtout si vous envisagez de travailler avec des compagnies d’assurance. « Une augmentation de 10 % de la tarification peut donner lieu à un bien meilleur rendement qu’une réduction de 10 % des coûts – ou même une augmentation de 10 % du volume de patients. »

Veillez à tarifier vos services à leur valeur et à expliquer votre tarification à vos patients. Tenez compte des données démographiques que votre cabinet dessert lorsque vous choisissez votre tarification. Faites des recherches sur d’autres cabinets dans la région et apprenez-en plus sur la façon dont vous pouvez choisir les meilleurs prix pour vos patients et votre cabinet.Réfléchissez également à la façon dont vous allez inciter les patients à revenir dans votre cabinet. Parfois, vous pouvez augmenter les ventes en effectuant des ventes ascendantes et croisées, ou en proposant des services complémentaires.

Si vous acceptez les assurances, les contrats que vous établissez avec les compagnies d’assurance pour le remboursement dicteront probablement votre tarification, c’est donc un bon endroit pour parler également de votre stratégie de négociation.

• Promotion : Comment les gens vont-ils découvrir votre cabinet ? Ferez-vous des campagnes de publipostage ? Quel type d’information incluraz-vous sur votre site web ? Quels types de publicité devrez-vous faire pour atteindre votre marché cible ? Réfléchissez à ce que vous pouvez faire avant l’ouverture du cabinet pour que l’emplacement et les services soient connus du public et pour créer une reconnaissance du nom. Veillez à :
  • Mettre à jour votre site web et vos médias sociaux fréquemment et vous assurer que votre site web est adapté aux mobiles et au partage avec des liens crédibles ajoutés.
  • Veuillez vous assurer que toutes les communications avec et sur les patients sont conformes à la loiHIPAA. Téléchargez un guide de conformité HIPAA pour vous assurer que vous respectez la réglementation.
  • Maintenez une réputation en ligne positive pour votre cabinet comme technique de gestion des clés. Vous pouvez le faire en revendiquant votre profil sur tous les sites tiers qui le répertorient. Encouragez également vos patients à vous évaluer en ligne.
• Alliances stratégiques : Dressez la liste des personnes ou des organisations avec lesquelles vous travaillez. Vous aurez très probablement besoin de vous associer à un laboratoire régional pour les tests médicaux. Ouvrir un laboratoire sur place peut être coûteux pour un petit cabinet. Vous devrez très probablement établir un partenariat avec un hôpital voisin dans le cadre d’un système d’aiguillage ou pour partager certains services et équipements.

Opérations

La section des opérations de votre plan d’affaires couvre le fonctionnement de votre entreprise, de la logistique à la technologie.

• Technologie: Décrivez le fonctionnement de votre technologie, mais n’entrez pas dans trop de détails. Les investisseurs peuvent demander plus d’informations s’ils le souhaitent. Allez-vous louer ou acheter des équipements ? La technologie dont vous avez besoin va d’articles simples comme des thermomètres à des articles plus complexes comme des centrifugeuses.
• Facturation et stockage des informations : Fournissez un bref aperçu de la façon dont vous gérerez la technologie de l’information et les dossiers des patients pour promouvoir la sécurité, l’efficacité et la conformité aux règlements HIPPA et aux normes de l’industrie. Expliquez votre utilisation du logiciel de dossier médical électronique (EMR) dans cette section.
• Types de paiement que vous acceptez : Envisagez les types de paiement tels que le paiement privé, l’assurance privée, Medicaid/Assurance santé médicale, etc. Quel type d’aiguillage pouvez-vous offrir aux personnes non assurées ou à celles qui ne peuvent pas se payer vos services ?

Milestones et métriques

Dans cette partie de votre plan, vous fixez des jalons mesurables et réalisables, comme le nombre de nouveaux patients ajoutés par mois au cours de la première année d’activité. Les jalons peuvent concerner n’importe quel aspect de votre pratique médicale, tant qu’ils mettent l’accent sur la croissance. Pour les métriques, décidez des chiffres à vérifier régulièrement pour suivre la santé de votre entreprise. Cette zone devrait également inclure des informations sur la traction (succès passés) et les risques :

Traction: Regardez les principales étapes que vous avez franchies. Avec un peu de chance, elles démontrent que votre modèle économique fonctionne et que vous répondez à un besoin de votre marché. Si vous cherchez à attirer des financeurs privés, cette section est importante car elle montre votre succès initial.

• Principales hypothèses et risques : Reconnaissez les hypothèses sur lesquelles vous fondez votre entreprise. Essayez de prouver qu’elles sont justes si vous le pouvez. Discutez également des risques afin que les investisseurs sachent que vous avez envisagé ce qui pourrait mal tourner et que vous avez un plan pour faire face aux difficultés. Les poursuites pour faute professionnelle et l’évolution de la réglementation en matière de soins de santé sont des risques spécifiques au secteur des soins de santé. L’assurance contre les fautes professionnelles est indispensable pour faire face aux premiers. L’évolution des réglementations en matière de soins de santé peut affecter le volume de patients qui sont en mesure de se payer vos services.

Équipe

Votre équipe peut être plus importante que votre produit ou service. Décrivez ici votre équipe, même s’il ne s’agit que de vous et d’une réceptionniste qui répond au téléphone dans votre immeuble de bureaux.

• Équipe de direction et qualifications: Traitez des personnes qui travaillent pour vous, de ce qu’elles font et de combien vous les payez. Compilez les détails de leur expérience et de leur formation pertinentes.
• Plans d’embauche : Décrivez qui, le cas échéant, vous devez embaucher pour combler les lacunes de compétences dans votre équipe de direction et combien vous prévoyez des payer.

Synthèse de l’entreprise

L’aperçu de l’entreprise raconte qui vous êtes, vous et votre personnel, et interpelle les investisseurs potentiels. Soyez bref – il doit être le chapitre le plus court de votre plan d’affaires mais il reste très important.

Il doit comprendre les éléments suivants

• Déclaration de mission : Votre déclaration de mission articule vos objectifs pour ce que votre entreprise fait pour ses clients, ses employés et ses propriétaires. Elle se lira comme suit : « Notre mission est de fournir X (services) à Y (clients) par Z (méthodes) ». Par exemple, Ocean Lane Outpatient Care a pour mission de fournir des soins de qualité à tous les habitants du comté côtier de Lane en proposant des services abordables et polyvalents. »
• Propriété intellectuelle : Énumérez les brevets dont vous disposez ou qui sont en instance, et mentionnez toute technologie de base que vous concédez sous licence à une autre entreprise.
• Structure juridique et propriété : Expliquez votre structure d’entreprise et qui en est le propriétaire. Plus de détails sur les considérations pour les médecins et la structure juridique ici.
• Site de l’entreprise : Décrivez l’emplacement de l’entreprise et les installations qu’elle possède.
• Historique de l’entreprise s’il s’agit d’une entreprise existante

Plan financier

Il est essentiel d’avoir un plan financier solide, que vous cherchiez un financement ou non. Un plan financier typique comprend des projections par mois pour la première année et une projection annuelle pour les trois à cinq années suivantes.

Inclure ces éléments clés

• Compte de résultat :cela explique comment votre entreprise a réalisé un bénéfice ou subi une perte dans un laps de temps donné (généralement trois mois) en énumérant tous les revenus et les dépenses, puis en documentant le montant total du bénéfice net ou de la perte.
• Tableau des flux de trésorerie : documentation de la quantité d’argent que l’entreprise a apporté, de la quantité qu’elle a payée et du montant de son solde de trésorerie de clôture (sur une base mensuelle).
• Bilan : instantané de la performance de votre entreprise à un moment donné en incluant le montant de vos avoirs en banque, le montant que vos clients vous doivent et le montant que vous devez à vos vendeurs.
• Prévision des ventes: projections de ce que vous pensez vendre dans un délai donné (un à trois ans).
• Ratios d’entreprise : Comparaisons des données financières de votre entreprise avec les chiffres du profil de l’industrie.
• Plan de personnel : justifie la nécessité de chaque membre pour l’entreprise.
  • Restez bref. Par exemple, le docteur Gardner emploiera des aides administratifs et des infirmières.
• Utilisation des fonds : Nécessaire si vous cherchez un investissement ou un prêt. Cette section explique comment vous allez utiliser l’argent des investisseurs.
• Stratégie de sortie : Nécessaire uniquement si vous recherchez des investissements extérieurs. Une stratégie de sortie est une méthode par laquelle les entrepreneurs et les investisseurs, en particulier ceux qui ont investi de grosses sommes d’argent, transfèrent la propriété de leur entreprise à un tiers pour récupérer l’argent investi dans l’entreprise. Les stratégies de sortie courantes comprennent l’acquisition par une autre entreprise, la vente d’actions ou un rachat par la direction ou les employés.

Lorsque vous rédigez votre plan financier, veillez à prendre en compte les coûts de démarrage. Pour un cabinet médical, les coûts de démarrage moyens peuvent inclure les frais initiaux, l’assurance contre les fautes professionnelles, le coût de la location ou de la location de bureaux, et le coût de tout conseiller juridique ou fiscal.

Envisagez de soumettre votre plan à au moins cinq à dix banques si vous avez besoin d’aide pour financer vos coûts de démarrage. De nombreuses banques ont des divisions désignées pour accorder des prêts aux nouveaux cabinets dentaires et médicaux, soumettez donc votre plan à cette division si vous le pouvez. Les frais de démarrage peuvent être élevés dans le domaine médical, veillez donc à ne pas les sous-estimer.

Appendice

Enfin, votre appendice est le support pour toute information complémentaire telle que des tableaux, des images, des graphiques et plus encore. Si vous devez inclure de grands ensembles de données ou des pages d’informations, mettez-les ici. De cette façon, il est disponible mais ne distrait pas des pièces les plus importantes du plan.

Par exemple, vous pouvez développer votre plan de personnel avec des tableaux des coûts d’assurance annuels de chaque employé. Vous pouvez également inclure des versions de vos comptes de profits et pertes et d’autres données financières qui s’étendent plus loin dans le futur.

Conclusion

N’oubliez pas de revenir à votre résumé exécutif ! N’oubliez pas de le garder bref et de le rédiger en fonction de ce que vous avez déjà écrit.

Lorsque vous êtes prêt à rédiger votre plan d’affaires, vous disposez d’un éventail de ressources. Téléchargez notre liste de contrôle gratuite pour la création d’entreprise pour réfléchir aux prochaines étapes. Consultez également notre modèle de plan d’affaires gratuit. L’examen de modèles de plans d’affaires dans le domaine médical peut vous aider à avoir une meilleure idée du processus et des informations que vous fournirez. Celui-ci pour une clinique de médecine familiale sera probablement plus utile si vous mettez en place un cabinet de soins primaires.

Rappellez-vous que ce plan est un document vivant. Prévoyez une réunion régulière de révision du plan d’affaires. Vous devez revoir votre trajectoire et comparer fréquemment vos projections financières à vos données réelles pour maintenir votre cabinet sur la bonne voie.