Alors que certaines technologies numériques, comme l’intelligence artificielle, font de plus en plus parler d’elles, d’autres outils comme l’e-procurement, ou approvisionnement électronique en français, se développent dans bon nombre d’entreprises. En effet, cette solution entièrement dématérialisée permet aujourd’hui à des entreprises d’évoluer dans de nombreux domaines, y compris dans le marketing.
Vous songez à utiliser cette solution pour que votre entreprise évolue en ce sens ? Zoom sur l’e-procurement et sur tous les aspects de cet outil avant d’aller plus loin…
Qu’est-ce que l’e-procurement ?
Vous avez peut être déjà entendu parler de l’e-procurement sous d’autres termes, comme Electronic Procurement ou approvisionnement électronique, mais de quoi s’agit-il plus concrètement ? Derrière cet anglicisme se cache en réalité une solution pouvant être utilisée par la grande majorité des organisations. D’ailleurs, l’enjeu de l’e-procurement est aujourd’hui de réussir à se démocratiser auprès du plus grand nombre dans le B2B. Cette solution permet de gérer :
- des commandes ;
- des achats ;
- des factures ;
- des documents comptables.
Toutefois, en plus de pouvoir gérer ces différents documents, l’e-procurement permet d’aller bien plus loin avec des actions qui peuvent aider de nombreux professionnels…
Comment fonctionne l’e-procurement ?
Le principe d’e-procurement fonctionne principalement avec des EDI, c’est-à-dire avec des échanges de données informatiques. Dans les faits, cela permet d’automatiser complètement des flux de données entre deux applications pour deux entreprises différentes. C’est, en partie, ce qui permet d’accélérer des processus de décision et d’achat dans les entreprises, à condition qu’elles utilisent des normes EDI au préalable.
Pour mettre en place ce type de solution dans une entreprise, il est préférable de solliciter de l’aide auprès de professionnels. En règle générale, vous devrez d’abord remplir un questionnaire d’intégration pour y renseigner :
- des informations sur l’entreprise ;
- l’utilisation d’une plateforme Ariba, Corcentric, ou encore Meplato ;
- le type de catalogue dont vous avez besoin, que celui-ci soit au format Excel, CSV, ou même à travers une API ;
- les transactions à intégrer avec la solution d’e-procurement, comme des factures ou des bons de commande.
Nos 5 idées pour utiliser l’e-procurement dans votre entreprise
Si vous avez des difficultés à voir les domaines d’application de l’e-procurement pour votre organisation, regardons de plus près comment cette solution peut vous aider.
Une réduction de vos coûts
A l’heure où les entreprises du B2B doivent trouver des solutions pour résister face à l’inflation et aux défis économiques de demain, l’e-procurement s’avère comme une solution qui pourrait bien régler une partie de vos problèmes. En effet, en utilisant l’e-procurement pour y placer vos commandes, vos devis, et vos factures, vous pourrez accéder à toutes les statistiques dont vous avez besoin pour réduire vos coûts.
Si cela nécessite de réunir un grand nombre de données sur une plage élargie, le bénéfice pour votre organisation à long terme peut être très conséquent. Dans certains cas, c’est une excellente solution qui permet d’accélérer la croissance d’une entreprise en réallouant des budgets dans des domaines qui étaient jusqu’à présent inexploités.
Un gain de temps administratif
Les processus d’achat et de vente des entreprises du B2B sont malheureusement réputés pour être fastidieux et très chronophages, d’autant plus quand ils ne sont pas automatisés. Là encore, l’e-procurement peut vous être très utile, à condition de l’utiliser avec le plus grand soin et de façon rigoureuse.
Cet outil vous permet d’automatiser des processus d’achat, en accélérant les tâches qui y sont liées, notamment les tâches administratives. En plus d’apporter un gain de temps qui n’est pas à négliger, ce type d’opération a l’avantage de réduire drastiquement le nombre d’erreurs pouvant être liées à des saisies manuelles.
Une traçabilité financière plus fine
Vos services comptables et financiers cherchent un moyen plus simple pour rapprocher des flux financiers ? En y intégrant une gestion complète de vos documents liés à vos commandes, l’e-procurement a l’avantage de servir aux deux services pour une plus grande transparence.
Dans le cas de la préparation d’un contrôle, ce type de solution a également son rôle à jouer. En effet, en quelques minutes, il est possible de retrouver des documents liés à des achats précis.
Un respect strict de la chaîne de commande
Certains domaines d’activités, comme les industries, se doivent de respecter une chaîne de commande à la lettre pour évoluer. Un responsable des achats se doit de veiller à ce que ce processus soit respecté par toutes et tous, mais sans pouvoir vérifier facilement chaque information.
Grâce à un processus établi très en amont par ce dernier, et l’utilisation d’une solution d’e-procurement, vous pourrez justement être sûr que la chaîne de commande soit respectée à la lettre…
Une gestion optimale des fournisseurs
Avec les évolutions de votre entreprise, il est fort probable que vous ayez besoin de solliciter davantage de fournisseurs pour des services et des produits très différents les uns des autres. Malheureusement, les entreprises qui travaillent dans le B2B et qui n’utilisent pas l’e-procurement doivent régulièrement être confrontées à des problématiques pour :
- identifier un fournisseur existant dans une base de données :
- créer un fournisseur, avec toutes les informations nécessaires pour vous et votre service comptable :
- retrouver les projets pour lesquels un fournisseur a eu l’occasion de travailler avec vous :
- comprendre la grille tarifaire pour des prestations ou des produits d’un fournisseur, afin d’anticiper sur une potentielle marge de négociation par la suite.
