Dans le monde professionnel, la communication par e-mail devient un outil indispensable. D’ailleurs, elle sert à échanger des informations et à interagir avec les collègues, clients et partenaires. Cependant, l’utilisation correcte des champs « CC » (copie conforme) et « CCI » (copie conforme invisible) peut parfois sembler délicate. Cela suscite même des interrogations. Cet article va vous parler des règles essentielles à suivre pour tirer le meilleur parti de ces fonctionnalités. Ainsi, vous allez pouvoir envoyer des e-mails professionnels efficaces.
Les 5 composantes essentielles d’un e-mail professionnel efficace
La rédaction d’un e-mail professionnel efficace demande parfois des efforts considérables. Cependant, les bénéfices en justifient l’investissement.
En recevant un e-mail provenant d’un expéditeur inconnu, vous avez souvent des doutes. Il peut s’agir d’un spam. Un message provenant d’une adresse e-mail telle que contact@fqx23t9k.com peut réveiller un doute. Alors, vous allez être tenté de ne pas ouvrir le message.
Pour optimiser l’ouverture et la consultation de vos e-mails, commencez par créer une adresse e-mail dédiée à votre activité professionnelle. Pensez à utiliser le nom de domaine de votre entreprise.
Voici les composants essentiels d’un courrier électronique :
- L’objet de votre e-mail doit être clair et concis en contenant l’objectif de votre communication.
- Les différentes formules de salutation
- Le corps du message
- Les formules de politesse
- La signature contient votre titre professionnel dans l’entreprise, vos coordonnées…
Les étapes de la rédaction des mails professionnels
La rédaction d’un mail professionnel peut se diviser en 5 étapes. Vous pouvez les voir dans les prochaines lignes.
Composer le contenu du message
En prenant en considération le destinataire et le but de votre courriel, veillez à rédiger le contenu du message de manière claire et concise. Cela va favoriser sa compréhension en quelques secondes. Alors, optez pour des phrases courtes et des paragraphes concis afin d’éviter les discours longs.
Optimisez votre efficacité en créant des modèles d’e-mails professionnels adaptés aux types de messages couramment envoyés. Cette pratique vous permettra de gagner du temps précieux. Ensuite, vous allez les personnaliser au lieu de les réécrire systématiquement.
Vérifier les fautes de français
Avant de cliquer sur « Envoyer », prenez le temps de relire attentivement votre message à deux reprises. Cela vous permet d’éviter les erreurs ou les fautes de frappe. Malgré vos compétences en rédaction, pensez à utiliser un outil de vérification grammaticale comme Grammarly.
Ajouter votre signature
N’omettez pas de placer une signature à la conclusion de vos e-mails. Il faut la mettre immédiatement après la formule de politesse comme « Cordialement » ou « Sincères salutations ».
Créez une signature de courrier électronique professionnelle personnalisée ou utilisez un modèle existant. Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres de votre messagerie et ajoutez votre signature dans le champ dédié. Ainsi, elle sera automatiquement insérée dans tous vos e-mails.
Ajouter votre destinataire
Ajoutez les destinataires après avoir rédigé intégralement votre e-mail. Cette approche permet de réduire les risques d’envoi par mégarde d’un e-mail incomplet.
De plus, un e-mail envoyé à plusieurs personnes permet à tous les destinataires de voir les autres contacts accédant au message. Pensez donc à utiliser la fonction CCI (copie conforme invisible) pour ne pas laisser les destinataires communiquer entre eux.
