Que vous embauchiez votre meilleur ami, ou quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré auparavant, il est important de s’assurer que vous avez rédigé une description de poste.
Une bonne description de poste n’est pas simplement une liste de choses à faire, mais plutôt un guide, quelque chose qui sera bénéfique à la fois pour vous et pour l’employé.
Les meilleures descriptions de poste profitent à la fois à l’employeur et à l’employé.
Si vous avez pris le temps d’y réfléchir et de bien la rédiger, votre employé aura une idée claire de ce que l’on attend de lui, et sera donc en mesure de faire le meilleur travail possible. Et vous pourrez mesurer ses performances et le tenir responsable du travail accompli.
Si vous n’en êtes pas encore au stade de l’embauche, prenez le temps maintenant de commencer à réfléchir au type de personne que vous pourriez vouloir embaucher à l’avenir. Les valeurs de votre nouvel employé auront un impact important sur votre entreprise, surtout si vous êtes petit.
C’est une question de première impression
Il y a un autre avantage à passer une bonne partie du temps à rédiger des descriptions de poste : Vous aurez plus de chances d’inciter les bons candidats à postuler.
Considérez : Si vous exigez de vos employés qu’ils aient un master, vous allez probablement éliminer toute une partie du vivier de talents. Si c’est une nécessité dans votre secteur d’activité, c’est très bien.
Mais, que faire si vous recherchez une personne de contact, quelqu’un qui peut répondre au téléphone et résoudre les problèmes des clients ? Dans ce cas, un master ne signifiera probablement pas grand-chose. Vous voudrez engager quelqu’un qui a la bonne attitude – quelqu’un qui a de la compassion. Quelqu’un qui peut sauter sur le téléphone et faire ce qu’un informaticien introverti ne peut pas faire.
La question est la suivante : comment faire passer tout de tout cela dans ce qui sera probablement une seule page de texte ?
Les 3 parties essentielles d’une bonne description de poste
La meilleure façon de penser à la rédaction d’une description de poste est comme vous le feriez pour une dissertation de lycée ou d’université :
- D’abord, vous allez vouloir faire vos recherches. Que devez-vous inclure dans la description ? Que comprend votre concurrence ?
- Puis vous allez rédiger votre plan. C’est le bon moment pour faire une liste à puces ; incluez les fonctions que vous voulez que l’employé remplisse, les qualifications requises si vous en avez, et toutes les normes de performance que vous aimeriez que l’employé respecte.
- Et enfin, vous allez lier le tout. Veuillez vous assurer que les valeurs de votre entreprise se reflètent dans le ton de votre voix, que vous avez partagé un sens de la culture de l’entreprise avec vos candidats via le style, et que vous avez enregistré tous les détails minutieux importants.
Décomposons un peu plus et parlons de ce que vous allez vouloir couvrir :
1. Les détails spécifiques du poste
Un bon titre : Un bon titre est pertinent pour votre secteur d’activité et pour « l’époque ». Si vous cherchez à embaucher un spécialiste du marketing, devez-vous passer une annonce pour un responsable du marketing numérique, un spécialiste du marketing de contenu ou un responsable du marketing Internet ? Eh bien, cela dépend vraiment de l’endroit du monde où vous vous trouvez, de ce qui est populaire en ce moment, et des informations que vous devez transmettre.
Évitez les titres qui n’ont de sens qu’en interne ; « Représentant commercial III » ne signifie rien pour une personne extérieure. Il est préférable d’opter pour un titre comme « Responsable du développement commercial ».
C’est aussi une bonne occasion de faire passer la culture de votre entreprise. Par exemple, pourriez-vous transmettre davantage ou inciter un public différent à postuler en embauchant un « Happiness Manager » plutôt qu’un « Customer Service Representative » ?
Vous devrez peut-être d’abord faire un peu de recherche.
Un bref résumé du poste : le mot clé ici est court. Vous voudrez donner aux candidats potentiels un aperçu des principales responsabilités et de l’objectif du poste. S’agit-il d’un poste à temps plein ? Est-il à temps partiel ? S’agit-il d’un stage ? Soyez clair !
Un bref aperçu de l’entreprise : en une à trois phrases, dites qui est votre entreprise, quel est votre objectif, et ce que vous avez réalisé. Vous voudrez trouver un équilibre entre l’honnêteté et le marketing ici. Oui, vous voulez brosser un bon tableau pour que les bons candidats postulent ; non, vous ne voulez pas mentir sur la taille de votre entreprise, sur ce que vous avez réalisé ou sur ce que vous avez fait.
Compétences, qualifications ou certifications requises : y a-t-il des certifications industrielles, étatiques ou autres certifications légales dont votre employé a besoin ? Par exemple, un barman aura besoin d’une licence pour pouvoir servir des boissons. Énumérez à la fois les qualifications requises et les qualifications préférées. Cela vous aidera à trier le bon grain de l’ivraie.
Informations sur le directeur et le superviseur : qui sera le supérieur hiérarchique de la nouvelle recrue ? Dans quel département travaillera-t-il ? Cette information n’est pas toujours nécessaire, mais elle peut aider à brosser un tableau plus complet, en veillant à ce qu’il n’y ait pas de surprises pour le nouveau candidat, ni de problèmes que vous devez résoudre.
Détails sur l’emplacement : ce n’est pas forcément une section autonome à part entière, mais il est utile de clarifier certains détails pour éviter toute confusion potentielle. Où le poste est-il situé ? S’agit-il d’un travail à distance ? S’agit-il d’un emploi de type « neuf à cinq » ? Des déplacements seront-ils nécessaires et, dans ce cas, l’employé doit-il disposer d’un permis de conduire ou de sa propre voiture ?
Salaire : l’idéal est d’inclure le salaire ou la fourchette de salaire dans la description du poste. C’est également un bon endroit pour inclure les éventuels avantages. Certains employés optent pour un salaire légèrement inférieur à la norme industrielle, mais bénéficient ensuite d’excellents avantages. Si vous avez de la place, incluez les avantages, le nombre de jours de vacances, et tout autre avantage.
2. Tâches que le candidat devra accomplir
Cette section est sans doute la partie la plus importante de la description du poste, car les tâches détaillent exactement ce que le candidat doit être capable de faire, et ce qu’il fera dans ce rôle sur une base quotidienne.
Elles révèleront également plus d’informations sur le niveau de responsabilité de l’employé, l’étendue du travail et sa complexité. Cela devrait permettre d’écarter ceux qui ne peuvent pas accomplir toutes les tâches que vous exigez d’eux.
Si vous ne savez pas encore comment établir une liste de tâches, mais que vous connaissez globalement le rôle que vous devez remplir, voici quelques exercices pour vous aider à y réfléchir :
Exercice 1
Réfléchissez à une liste de toutes ces tâches qui vous prennent beaucoup de temps, ou qui vous privent de quelque chose de plus important que vous pourriez faire. Par exemple, répondez-vous à tous les appels téléphoniques des clients, alors que vous obtiendriez un meilleur retour sur investissement en allant à la rencontre des gens ? Pensez à toutes ces choses que vous pourriez déléguer. Notez-les. Bien que vous ne puissiez pas inclure toutes ces tâches dans une description de poste, beaucoup d’entre elles peuvent probablement être liées entre elles pour correspondre à un seul titre.
Exercice 2
Retournez à votre vision ou à vos objectifs. Quelles sont les choses que vous devez être en mesure de faire de manière compétente pour vous rendre là où vous voulez aller ? Dressez la liste de ces tâches. Maintenant, travaillez à rebours. Quel rôle cette personne devrait-elle être en mesure de remplir ?
Lorsque vous énumérez les fonctions, essayez des rendre aussi « actives » que possible. Au lieu de rédiger une large liste de fonctions générales telles que « service à la clientèle », « compétences rédactionnelles », et ainsi de suite, faites en sorte que les fonctions soient plus descriptives.
Cela vous incitera à réfléchir plus profondément au type d’aide dont vous avez besoin, et donnera au candidat une meilleure idée de ce que vous recherchez.
Une liste de tâches plus explicative pourrait être la suivante : « répondre aux appels téléphoniques entrants, assurer la liaison avec les fournisseurs et commander de nouveaux stocks, rédiger des communiqués de presse et gérer les profils de médias sociaux de l’entreprise. » Immédiatement, vous avez une meilleure idée de ce que le poste impliquera.
Vous pourriez même formuler les fonctions d’une manière plus proche de l’histoire. Envisagez de suivre la voie suivante : « Une journée typique dans la vie de insérer le titre du poste ici comprendra une liste des tâches. »
3. Normes de performance
Une description de poste est souvent utilisée comme un moyen de parvenir à une fin : pourvoir un poste vacant.
En réalité, c’est bien plus que cela. C’est l’occasion pour l’employeur d’exposer ses attentes et c’est le premier document qui peut servir de base pour mesurer les performances.
Considérer: dans six mois, lorsque votre employé vous demandera une augmentation, comment saurez-vous si vous devez lui en accorder une ou non ?
S’il a fait tout ce qu’on lui a demandé et s’il s’est surpassé, à condition qu’il n’y ait pas de problèmes financiers ou de trésorerie, peut-être aurez-vous envie de lui accorder une augmentation pour récompenser ses efforts et l’encourager à continuer à faire de grandes choses.
Mais, s’ils n’ont pas été assez performants, c’est le moment idéal pour utiliser la description du poste pour expliquer pourquoi vous ne leur accorderez pas d’augmentation ou de promotion.
Commencez à considérer la description de poste comme un outil de formation. Quelles sont les connaissances, les compétences et les aptitudes que votre employé doit posséder pour accomplir toutes ses tâches au mieux de ses capacités ? S’il ne possède pas encore ces compétences, la description de poste détaillera ce vers quoi il doit tendre et vous donnera un élément à utiliser lorsque viendra le moment d’évaluer ses performances.
Pour plus de clarté, séparez cette section en une liste à part entière. Par exemple :
Normes de performance
- Toute communication écrite en contact avec le client doit être exempte d’erreurs et grammaticalement correcte
- La connaissance du système comptable QuickBooks est essentielle
- Bien travailler et collaborer avec les membres de l’équipe
Quoi de neuf ?
Si vous n’êtes toujours pas sûr de savoir par où commencer, une excellente première étape consiste simplement à vous lancer et à commencer à lire des descriptions de postes similaires au poste que vous souhaitez pourvoir.
Recherchez sur LinkedIn, consultez les sites d’emploi populaires comme Monster et Indeed, et jetez un coup d’œil aux sites de vos concurrents ou à d’autres sites d’entreprises similaires, peut-être dans les États voisins. Vous pouvez même essayer pour découvrir les salaires que les gens de votre région paient pour un poste similaire.
Une fois que vous sentez que vous avez une bonne idée de ce qu’il faut inclure et de la façon de rédiger la description, suivez ce « format d’essai » que nous avons recommandé plus tôt. Rédigez votre ossature, puis complétez tous les détails.
